MEDIAINI.COM – Di era modern dan persaingan usaha yang semakin ketat seperti sekarang ini, kegiatan penjualan yang dilakukan oleh salesman sebaiknya sudah didukung dengan sentuhan teknologi yang serba otomatis dan cepat seperti sales force automation ini. Aktivitas distribusi barang ke berbagai toko kelontong, minimarket, supermarket, dan lain sebagainya tidak lepas dari peran sales force automation.
Dilansir dari Act, sales force automation atau yang disingkat dengan SFA adalah proses otomatisasi di dalam proses penjualan. Sering kali proses ini difokuskan pada pekerjaan yang sifatnya berulang dan juga administratif.
Sales force automation merupakan sebuah sistem yang menghubungkan antara penjualan dan pelayanan di perusahaan. Tujuannya ialah untuk meningkatkan kepuasan kepada pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang telah ada.
Berbagai pekerjaan tersebut tentu saja tetap penting. Namun demikian, sayang sekali banyak memakan waktu dari para tim sales. Saat itu, diciptakanlah tools, software atau alat kecerdasan buatan yang mampu membantu tugas dari para tim sales sehingga penjualan akan bisa memiliki waktu yang lebih efisien.
Proses ini sering kali dianggap sebagai pengganti sistem dari tim penjualan. Namun pada keadaan di luar, Harvard Business Review tidak menganggap demikian. Sales force automation hanya bisa dijadikan sebagai alat yang mampu membantu pekerjaan tim penjualan. Tim ini tetap memerlukan alat agar mereka bisa lebih fokus dalam menjaga hubungan langsung dengan para pelanggan.
Dilansir dari HubSpot, sering kali sales force automation disebut juga dengan sales automation saja. Kegiatan tersebut bisa dilakukan oleh sales representative dan juga sales manager.
HubSpot menjelaskan bahwa sales force automation sebagai kegiatan yang mirip, tetapi berbeda dengan sales automation. Otomatisasi ini biasanya akan dilakukan oleh pihak sales representative.
Tujuan Sales Force Automation
Perusahaan melakukan investasi ke dalam bentuk sistem sales force automation ini dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja tenaga penjual (salesman). Sales force automation dapat memfasilitasi arus distribusi informasi terkait dengan penjualan dari setiap tim sales secara tepat waktu sehingga aplikasi ini diperuntukkan bagi para tim sales yang dapat meningkatkan efisiensi dan profesionalisme dalam melakukan aktivitas penjualan.
Jenis-Jenis Sistem Sales Force Automation
Terdapat 3 jenis sistem dalam sales force automation, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Contact management system, yaitu sistem mampu menyimpan setiap detail data konsumen.
- Sales lead tracking system, yaitu sistem yang mampu menyajikan data secara detail yang berisi pelanggan potensial dan aktivitas setiap transaksi atau pembeliannya.
- Sales forcasting system, yaitu teknik perhitungan untuk meramal penjualan dan sistem perwakilan informasi produk dan layanan (product knowledge system).
Pentingnya Sales Force Automation
Sales force automation dianggap penting karena dapat memberikan kontribusi yang sangat membantu para sales dalam bisnis yang Anda dirikan. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa kehadiran sales force automation sangat penting.
1. Meningkatkan Fokus Tim Sales
Dengan memberikan tugas secara administratif pada suatu tools, maka pekerjaan para tim sales pun nantinya akan berkurang sehingga membuat mereka lebih fokus dalam melakukan tugas lainnya, seperti menghubungi klien yang lebih prospek, mengatur strategi penjualan, dan lain-lain.
2. Membantu Tim Sales
Setiap manusia pastinya tidak luput dari yang namanya salah dan lupa. Namun demikian, kesalahan tersebut akan bisa ditekan secara efektif dengan menggunakan sales force automation.
Kapan waktu terbaik bagi pelanggan A yang harus dikirim melalui e-mail? Kapan pelanggan B harus ditelepon untuk melakukan kegiatan follow-up? Berbagai waktu ini sangatlah penting, tetapi sering kali dilewatkan. Dengan menggunakan sales force automation, tidak akan semudah itu untuk bisa dilupakan lagi. Anda hanya harus memanfaatkan fitur dari setiap tools yang ada.
3. Mengelompokkan Data Penting
Katakan saja si A, si B, dan si C adalah tiga anggota dari tim sales. Tentunya mereka memiliki data pelanggannya tersendiri. Tempat penyimpanan dan bentuknya pun beragam. Hal tersebut tentu akan susah untuk disatukan datanya. Bagaimana pun, pihak sales manajer ingin segera mengevaluasi performa dari penjualannya.
Fitur-Fitur Sales Force Automation
1. Order and Retur
Tim sales harus bisa melakukan taking order, canvassing atau melakukan retur hanya dengan menggunakan tablet ataupun smartphone saja. Untuk bon penjualan juga bisa langsung dicetak di tempat untuk tim sales yang melakukan kegiatan canvassing secara langsung atau on the spot.
2. Product and Stock
Suatu produk yang dijual oleh tim distributor akan cenderung lebih banyak jumlahnya, bahkan bisa mencapai ribuan SKU. Untuk itu, pastinya tim sales akan mengalami kesulitan dalam menghafal seluruh produk tersebut, harganya berapa, dan berapa stok yang saat ini masih ada.
Dengan menggunakan fitur ini, tim sales akan lebih mudah dalam menawarkan produknya kepada para pelanggan.
3. Customer Profile
Dengan adanya fitur ini, tim sales bisa lebih terbantu dalam mengetahui profil dari pelanggan yang akan dikunjungi, berupa alamat lengkapnya, piutang pelanggan, berapa jumlah dana yang sudah jatuh tempo, hingga dapat melihat data pemesanan sebelumnya dari pelanggan.
4. Route Plan and Direction
Dengan adanya fitur ini, jadwal kunjungan harian para sales bisa lebih terjadwal secara teratur (PJP atau permanent journey plan). Dengan begitu, tim sales hanya perlu mengikuti rute yang sudah disesuaikan melalui aplikasi sales force automation.
Bahkan, fitur ini sudah dilengkapi dengan petunjuk pada maps. Selain itu, tim sales juga bisa merekam titik koordinat dari outlet yang telah dikunjungi agar lebih memudahkan mereka dalam melakukan kunjungan selanjutnya.
5. Collection
Menggunakan fitur mobile collection gunanya untuk memudahkan suatu proses penagihan sehingga para collector tidak perlu lagi membawa banyak dokumen. Dengan menggunakan smartphone saja, mereka sudah bisa melihat data tersebut.
6. Delivery
Fitur ini dapat memudahkan driver untuk melakukan pengantaran secara lebih cepat dan memakan waktu yang lebih efisien sesuai dengan jadwal kunjungan yang sudah dilengkapi dengan navigasi peta. Laporan hasil pengiriman pun bisa langsung dilakukan melalui aplikasi.
7. Promo Scheme
Tim sales bisa memantau daftar dari promo yang saat itu sedang dilangsungkan sales force automation sehingga akan memudahkan mereka dalam menawarkan produk. Info promo pun akan secara otomatis bisa terdeteksi jika barang yang dipesan mampu memenuhi syarat dari promo yang ditawarkan.
8. Performance Dashboard
Tim sales bisa melakukan analisis pencapaian targetnya sendiri. Jadi, kinerja salesman akan lebih terarah dan juga lebih terukur karena mereka sudah mengetahui target yang sudah ditentukan.
9. Dokumentasi Pekerjaan
Tim sales juga bisa lebih dipermudah dalam melakukan dokumentasi dengan adanya fitur ambil foto yang ada pada dalam aplikasi. Laporan dan dokumentasi juga bisa digunakan untuk mencegah terjadinya kecurangan di lapangan.
Faktor Pendukung Keberhasilan Sales Force Automation
Sales force automationakan memberi dampak positif bagi kinerja tim penjualan ketika sejumlah faktor kondisi terpenuhi. Faktor-faktor tersebut antara lain ialah sebagai berikut.
- Aplikasi tersebut harus mudah digunakan oleh setiap pihak yang berkepentingan, khususnya sang tenaga penjual.
- Pada aplikasi CRM, tersedianya fitur pelatihan sales force automation yang sesuai untuk tugas penjualan.
- Pengguna sales force automation, baik manajer maupun tim sales harus memiliki sikap positif terhadap teknologi.
- Sering mengalami keterlibatan setiap kelompok pengguna sejak perencanaan hingga penggunaan.
- Penyebaran tim multidisiplin dalam tahap perencanaan sales force automation.
- Mendapat dukungan manajemen senior terhadap tim penjualan dalam hal pemanfaatan sales force automation.
Dapat Anda simpulkan bahwa sales force automation di dalam proses penjualan mampu membantu tim sales dalam meningkatkan fokus, membantu tim sales, dan mengelompokkan data penting.
(Rusdy/Erni)
