MEDIAINI.COM – Bisnis event virtual jadi solusi tepat terutama untuk menyiasati berkumpulnya banyak orang, sehingga dapat memutus rantai penyebaran COVID-19. Dengan event virtual, kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan secara offline dengan kerumunan, dapat terselenggara meski di rumah saja. Beberapa acara pun mulai memanfaatkan platform-platform untuk mendukung kegiatannya.
Bahkan sejak pandemi, permintaan live streaming mengalami peningkatan. Begitu juga terhadap video on demand, terutama dari Vidio dan KiosLive, yang juga mengalami peningkatan. Dilansir dari Majalah Tempo.co, bahwa Vidio dapat mengerjakan 27 proyek acara dalam seminggu. Sementara jumlah penontonnya telah mencapai sekitar 4-5 ribu akun penonton. Jumlah tersebut bisa meningkat hingga tiga kali lipat pada acara hiburan.
KiosLive pun juga turut mengembangkan platform acara virtual dengan pasar acara hiburan seperti musik, sinema, pesta virtual dan webinar. KiosLive juga sudah mengerjakan 150 acara virtual dalam 5 bulan setelah lahir.
Mengenal Platform untuk Event Virtual
Platform Pemula
Platform yang dapat memberikan kemudahan, cepat, tidak memiliki sumber daya untuk menjelajahi platform baru di antaranya adalah Facebook Live, Instagram Live dan YouTube Live. Hampir semua pengguna media sosial memiliki akun-akun ini dan aktif bulanan. Maka target audiens-nya kemungkinan besar sudah ada di sana. User dapat melakukan live di Facebook Live pada profil perusahaan atau halaman grup. Untuk live di Instagram, dapat melakukan siaran langsung bersama dengan pengikut user secara real time. Tapi sayangnya setelah live usai, acara tidak dapat terlihat di Instagram kecuali user membagikannya di Instagram Story. Sedangkan live di YouTube dapat melibatkan banyak audiens.
Setiap platform tentu memiliki keuntungan dan kekurangannya masing-masing. Untuk platform pemula ini keuntungannya saluran media sosial Anda merupakan opsi siap pakai. Dengan begitu, akan mudah diakses, sederhana, dan tidak memerlukan penginstalan perangkat lunak tambahan lainnya. Siaran langsung dapat dilakukan secara gratis. Serta, memiliki tautan langsung untuk target audiens di platform yang telah mereka ketahui.
Sementara kekurangannya yaitu beberapa saluran media sosial memberlakukan batasan untuk streaming pada perangkat yang berbeda. Seperti YouTube yang menginginkan minimal 10.000 pelanggan dapat melakukan live dari ponsel. Video yang telah tersimpan di timeline atau story terkadang dapat hilang dengan sendirinya. Partisipasi pengguna umumnya terbatas pada komentar, jadi kurang berinteraksi tatap muka seperti offline.
Platform Menengah
Kategori platform menengah memungkinkan Anda untuk berinteraksi secara langsung dengan audiens melalui ruang rapat, webinar, atau ruang konferensi. Dua platform yang berada di level menengah ini adalah Zoom dan Hangouts Meet. Zoom merupakan piranti video kolaboratif berbasis web yang memfasilitasi dialog antar penggunanya. Untuk versi gratis, Zoom memungkinkan pertemuan kelompok selama 40 menit dengan 100 peserta. Versi premium-nya rapat bisa dilakukan 24 jam dengan peserta hingga 1.000 orang, dan bisa untuk melakukan Q&A, polling dasar, dan fitur angkat tangan virtual.
Sedangkan Hangouts Meet merupakan piranti bagian dari Google G Suite yang bisa menyelenggarakan acara virtual. Alat ini ditujukan untuk penggunaan yang lebih profesional dibanding Zoom. Anda dapat melakukan obrolan klasik secara gratis dengan peserta maksimal 25 orang. Namun kini Hangouts Meet memungkinkan obrolan dengan maksimal 250 orang dan gratis.
Sama halnya seperti platform pemula, yang menengah juga memiliki keuntungan di antaranya adalah aplikasi dan fiturnya sudah terintegrasi sehingga menambah nilai pada acara Anda. Kedua aplikasi telah dirancang agar audiens dapat berpartisipasi dan berinteraksi secara langsung. Anda pun dapat berbagi kamera web dan layar mereka, jadi dapat mengajukan pertanyaan dalam waktu yang nyata untuk meniru pengalaman pengguna dari acara tatap muka.
Sementara kekurangan dari platform menengah ini adalah kedua aplikasi memiliki biaya operasional yang terkait saat digunakan secara profesional. Zoom telah ditandai memiliki masalah keamanan tapi dapat dikurangi dengan mudah dengan cara tidak mengunggah URL pertemuan di tempat umum dan selektif berbagi layar dengan orang-orang pilihan.
Platform Lanjutan
Tingkatan platform lanjutan memungkinkan lebih banyak fitur yang terlibat untuk event virtual. Maka disarankan untuk mendorong pengguna mendapatkan interaksi dengan audiens secara tatap muka. Terdapat tiga aplikasi yang termasuk dalam platform lanjutan, yakni Whova, Zoom + Slido, dan GoTo Webinar. Whova merupakan aplikasi yang tujuannya untuk memasukkan kecerdasan ke dalam manajemen acara. Dikemas dengan fitur, termasuk lencana nama, polling & survei langsung, dinding sosial, kuis, dan menawarkan analisis mendalam serta laporan pasca-acara.
Zoom seperti yang sudah dibahas di atas, bahwa aplikasi ini menawarkan kedua pihak dapat berinteraksi antarmuka pengguna secara halus. Slido spesial dalam meningkatkan interaksi audiens dan bisa diintegrasikan ke dalam zoom. Untuk GoTo Webinar ini merupakan aplikasi yang digunakan di DMI untuk webinar sendiri.
Keuntungan menggunakan platform lanjutan ini yaitu bisa membedakan diri dari pesaing dengan platform paling inovatif. Integrasi pada platform ini memberikan data yang efektif dan bisa ditindaklanjuti untuk membantu kualitas dan pengiriman acara pada masa yang akan datang. Mempunyai toko serba ada untuk kebutuhan acara virtual sehingga bisa meningkatkan brand, kepuasan pengguna dan interaksi.
Sementara kekurangannya adalah memiliki harga yang lebih tinggi dan lebih cocok untuk penyelenggara acara virtual yang serius dan ada ROI yang jelas. Mengintegrasikan teknologi inovatif membutuhkan waktu dan sumber daya yang signifikan, dan akan terbukti menantang dan melelahkan apabila Anda tidak mempunyai keduanya.
Tips Sukses Gelar Acara Virtual
Sebelum menggelar event virtual, alangkah baiknya mengetahui tips-tips suksesnya. Supaya tahu apa saja yang diperlukan dan harus dihindari agar event berjalan lancar. Pertama, tentukan format acaranya. Apakah webinar, diskusi, workshop atau yang lainnya. Hal ini akan membuat ringan dan nyaman para audiens. Pasalnya kelancaran interaksi dapat mempengaruhi event. Kedua, kenali audiensnya. Karena hal ini berpengaruh pada pembawaan materi dan strategi untuk menghadapi peserta nantinya. Sesuaikan gaya pembawaan materi dengan usia audiens supaya acara tidak membosankan dan dapat mengundang ketertarikan.
Ketiga, pilihlah platform dan waktu yang pas dan sesuai. Ini sangat mempengaruhi audiens supaya lebih mudah berinteraksi. Pilihlah platform yang banyak digunakan oleh audiens, dengan cara survey. Jadi, utamakan kenyamanan peserta acara dan tetap perhatikan kelebihan dan kekurangan platform. Keempat, lakukan sosialisasi seperti mengiklankan jauh hari sebelum acara diselenggarakan. Hal ini supaya orang-orang dapat mengetahui acaranya dan mendaftarkan diri sebelum kegiatan dimulai. Ini juga bertujuan untuk menargetkan audiens yang sesuai dengan pasar dan tepat sasaran.
Terakhir, Anda juga dapat bekerja sama dengan Event Organizer (EO). Hal ini bertujuan supaya kegiatan dapat terselenggara dengan lancar dan rapi tanpa hambatan. Sebab EO sudah pasti memiliki pengalaman yang lebih banyak untuk menyelenggarakan acara-acara, tak terkecuali event virtual. Carilah EO yang terpercaya dapat menghandle acara dengan baik, pasalnya mencari EO tidak mudah dan butuh beberapa trik. Tapi jika Anda ingin menyelenggarakan acara sendiri, maka sah-sah saja tanpa EO. Namun pastikan bahwa Anda dapat menghandle seluruh kegiatan dengan nyaman dan tertata. (Gusti Bintang K.)
Foto Ilustrasi: Pixabay
Discussion about this post