MEDIAINI.COM – Project management mulai jadi incaran bagi pekerja yang sudah lama menggeluti dunia bisnis. Pasalnya, project management dapat mengurangi beban pekerjaan lama terutama dalam masa pandemic yang membutuhkan koordinasi via online.
Project management merupakan sebuah cara dari perusahaan dalam menjalankan berbagai macam proyek dan acara. Berbeda dengan manajemen pada umumnya, perbedaannya ada pada rentang waktu yang dijalankan. Karena project management hanya dibutuhkan saat perusahaan ingin menjalankan sebuah proyek atau acara saja. sementara sebutan bagi yang bertanggung jawab atas keberlangsungannya disebut dengan manajer proyek atau project manager.
Ada beberapa aspek atau elemen penting dalam project management yang dibutuhkan. Diantaranya adalah waktu, biaya, kualitas, dan sumber daya manusia. Waktu, aspek ini berpengaruh pada kapan dimulai dan kapan berakhirnya dari sebuah proyek. Dimana sebuah proyek harapannya bisa selesai tepat waktu dan tidak memakan waktu yang lebih lama lagi, karena waktu juga akan mempengaruhi biaya yang dikeluarkan nantinya.
Biaya ini berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian selama proyek direalisasikan. Maka perhitungan anggaran biaya ini harus dihitung dengan rinci. Kualitas merupakan sebuah hasil dari proyek yang dijalankan. Kualitas ini juga berkaitan dengan sumber daya manusia, waktu dan juga biaya. Maka keempat aspek ini harus mendukung untuk dapat merealisasikan proyek terbaik.
3 Tahapan Project Management yang Wajib Ada
1. Planning
Planning merupakan tahapan awal dimana sebuah proyek sedang direncanakan. Proses ini menyusun suatu kerangka kerja yang ojektif untuk mencapai sebuah tujuan. Tahapan ini berperan penting untuk menggerakkan seluruh fungsi manajemen dalam sebuah bisnis. Dengan adanya planning atau rencana, maka setiap individu atau kelompok menjadi lebih terarah dan dapat membantu mengeliminasi hal-hal yang tidak terlalu penting atau kurang membantu dalam mencapai tujuan bisnis.
Tahapan ini meliputi segitiga manajemen proyek. Yaitu waktu, biaya dan ruang lingkup suatu proyek. Selain itu seorang manajer proyek pun harus dapat merancang semua kebutuhan proyek dari awal hingga akhir secara lebih rinci. Mulai dari berapa sumber daya manusia yang dibutuhkan, timeline secara lebih spesifik, rencana pelaksanaan, sumber daya eksternal yang dibutuhkan seperti vendor dan supplier, serta membuat perencanaan dana yang optimis, realistis dan pesimis.
2. Organizing
Tahapan organizing ini bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegiatan pekerjaan atau proyek setelah tahapan planning. Proses ini dimulai dari proses mengatur tim atau divisi, mengatur jadwal kerja dan mengelompokkan individu sesuai kemampuannya. Tahapan ini akan memanfaatkan segala sumber daya yang dimiliki khususnya adalah sumber daya manusia. Maka proses ini menghasilkan pembagian tugas atau tim dengan tugas spesifik.
Dengan adanya distribusi konsep yang tepat, setiap divisi dalam struktur dapat menjalankan tugas sesuai rencana yang sudah dibuat secara sistematis. Kurang dan banyaknya individu per divisi ini juga bisa jadi masalah. Maka dalam tiap divisi harus memiliki satu penanggungjawab terhadap tugas, otoritas dan jobdesk yang berbeda. Tapi peran pimpinan lebih krusial karena harus dapat memastikan timnya bekerja dengan efektif dan semua berjalan sesuai rencana.
3. Controlling
Tahapan controlling ini merupakan tahapan untuk melakukan control pada proses pengerjaan dan evaluasi dari pekerjaan yang sudah dilakukan dalam sebuah proyek tersebut. Dalam istilah sederhananya, tahapan ini tahap pengawasan. Dimana setiap proyek memang harus diukur apakah sesuai dengan rencana. Ini menjadi tugas dari seorang manajer proyek untuk mengukur tiap kemajuan dan kesalahan yang mungkin terjadi atau keluar dari jalur.
Bahkan jika diperlukan sebuah perubahan atau pembenaran, mulai dari kinerja atau pelaksanaan sistem, biasanya semua dapat ditemukan dalam tahapan ini. Tapi pada intinya, pengawasan ini sangat dibutuhkan supaya semua hal bisa tercapai sesuai rencana yang sudah dibuat di awal. Ini juga jadi tugas pemimpin untuk memberikan solusi, dengan tetap mengacu pada rencana kerja. Sehingga hasil akhirnya bisa maksimal jika semua aktivitas sudah dikerjakan.
Alasan Utama Project Management Perlu Dikelola
Sebuah project management memang perlu dikelola, alasannya antara lain untuk menjelaskan sebuah rencana kedepannya untuk bisnis Anda. Karena salah satu fungsi utama dari project management adalah memetakan rencana dari tahap inisiasi sampai proyek telah selesai. Kemudian juga berperan untuk membuat aturan, kesepakatan, dan kolaborasi sehat dalam sebuah proyek. Hal ini bertujuan untuk membangun ruang kerja yang kolaboratif, aktif, dan efektif. Termasuk penjadwalan, pembagian tugas, sampai hubungan antara satu divisi dengan divisi yang lain.
Project management juga berperan penting dalam menciptakan seorang pemimpin yang handal. Seorang manajer proyek yang punya keahlian manajemen proyek yang baik tentunya bisa membawa lebih banyak keuntungan untuk bisnis Anda. Project management juga berfungsi untuk memastikan dan mengoptimalkan potensi sumber daya dalam sebuah proyek. Dengan sistem monitoring dan rancangan manajemen risiko yang tepat.
Selain itu, project management ini juga penting untuk mengontrol integrasi dalam siklus proyek. Karena proyek dalam bisnis biasanya digabungkan dengan satu atau lebih kerangka bisnis yang lebih luas. Project management juga digunakan untuk mengontrol pengeluaran biaya perusahaan. Maka ini sangat penting untuk mengendalikannya dengan cermat. Sehingga mampu memperkecil risiko cost over budget dengan menerapkan sistem monitoring keuangan yang baik.
Terakhir, project management juga penting untuk mengelola setiap perubahan yang terjadi. Pasalnya perubahan merupakan salah satu hal yang tidak mungkin lepas dari sebuah bisnis, sama seperti proyek. Maka harus dikelola dengan baik setiap perubahannya. Tujuannya supaya tidak menimbulkan penyimpangan yang makin besar dan tidak terkendali. (Gusti Bintang K.)
Foto Ilustrasi: Pexels
